Valse facturen en betaalfraude: zo voorkomt u dat u de verkeerde betaalt

Een groothandel betaalt veel en grote facturen aan leveranciers in binnen en buitenland. Oplichters weten dat. Ze breken in op het mailaccount van een leverancier of van uzelf, lezen mee, en sturen op het juiste moment een factuur met een ander rekeningnummer. Omdat het bericht uit een bestaande mailwisseling komt, valt het niet op.

Herken de signalen

• Een leverancier meldt per mail dat zijn rekeningnummer is gewijzigd.
• Haast, geheimhouding of een beroep op de directeur: "dit moet vandaag nog, zeg het niet tegen anderen".
• Een mailadres dat net iets afwijkt van het gewone adres.
• Een betaling naar een land of bank die niet past bij de leverancier.

Zo spreekt u het af

1. Een gewijzigd rekeningnummer wordt altijd telefonisch gecontroleerd, via een nummer dat u al had.
2. Betalingen boven een vast bedrag worden door twee mensen goedgekeurd.
3. Wijzigingen in leveranciersgegevens in het ERP mag alleen een beperkte groep doen.

Elektronische facturen helpen, maar niet tegen alles

Facturen die rechtstreeks via een netwerk voor elektronische facturen binnenkomen, zijn lastiger na te maken dan een pdf in de mail. In België zijn elektronische facturen tussen bedrijven sinds 1 januari 2026 verplicht, en Nederland wil volgen per 1 juli 2030. Een gewijzigd rekeningnummer blijft u ook dan controleren.